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第13部分（第3页）

活用工作转换之间空白的三至五分钟的时间，例如写便条纸，将必须完成的工作逐一写下，这样你在继续后面的工作时，就会相当流畅。

（F）抽时间订定作战策略

“如果有时间，应该做些什么”如果一直这么想的话，那你永远找不到空闲时间。一天抽个十分钟、一星期抽半天的时间，利用这短短几分钟或几小时，来安排作战策略。任何事都走到尽头，才开始想下一步要怎么走，这样会浪费很多时间，倒不如将完成的工作整理好，照这个步骤安排，这种作战时间可能会使你的工作过程更加流畅，而且更有效率。

分配工作

那么我们就来谈谈我们还没有提到的第三点。就是“将工作和人员分类，依照难易度、经历、性格等等分配工作。”

一旦确实执行我们前面提到的“创造时间的秘诀”，领导者应该多少可以空出时间，指导部下。这时候，不管再怎么忙，工作还是会有起伏波动。

特意不将工作交给老手做，而抽出时间给初学者或是新进人员，让他们从实际的工作中尝试、习惯。

和这点同时实行的还有；将工作和人分类，依照难易度、经历、性格等等分配工作。例如“A作业由M、N先生负责”、“B作业由M、N先生，加上O、P先生负责”、“C作业由M、N、P先生，加上Q、R、S、T、U、V先生负责”、“D作业则由X、Y先生负责”做类似这样的分类和整理。

这样一来，当A、B、C工作增加时，不只M、N先生，O、P、Q、R、S、T、U、V先生也都可以动员。

当然，管理者的脑海里应该有这种动员团才对，可是一忙起来，产生先入为主的观念直接将工作丢给熟悉业务的Ｍ、Ｎ先生。这样一来，这两个老手又累积了一堆工作。

这样，好不容易才将业务熟悉的人，手边却没有工作可以学习，反而是Ｍ、Ｎ先生忙得不可开交，这种情况在很多公司都看得到。

就算已经知道的事情，可以通过协作整理分类，变得更加明确，也可以达到有效果的作业分配及协作体制。

〈七〉及时发现问题

发现问题

本章一开始，就提到迈入三十岁这个阶段之后，别人对你和二十岁的时候要求完全不同，“管理能力”、“指导能力”、“改善能力”都是你需要具备的。

一旦进入三十岁这个阶段，就成了公司或是部门的领导者，被赋予的期待也提高，例如整顿公司内的团队，引导团队前进，这些都是需要管理能力、指导能力还有改善能力。这一点我们之前也已经提到过了。前面已经针对管理能力和指导能力讲解过了，以下就针对第三种的“改善能力”做详述。

三十岁的中层干部，不能只是说一做一，进一步被要求要有自主地去发掘问题并加以改善的能力

刚开始我们曾针对改善能力的概述做过一番说明，“本人发现问题点，如果只是默默地改善是不够的。应该带动部属和后辈，让整个公司都一起推动改善运动。”话虽然这样说，但是想做到这种程度，的确相当困难。

首先，你自己本身要自主地去发现问题，然后思考更好的做法，并加以实行，这是先决条件。

那么我们就从“如何发现问题”开始。

发现问题的第一要点是———意识到理想、目标和现实之间的差距。

例如“这个月的销售目标，并没有订得很离谱，但是为什么还是不能达到目标（现实）呢？”我们就从这里开始吧！

第二个要点就是重新诚实地审视周边的事情。抱着“真奇怪”、“有点危险”、“真令人烦恼”、“真困扰”、“这是为什么呢？”、“这是什么？”这种态度去看，一定可能性发现很多问题。

例如，“在公司里，所有的领导干部里面只有我总是忙得团团转，真奇怪”、“这个公司里面，太杂乱，连个立足之地也没有。如果某个人不小心跌倒的话，会有点危险。”、“这个客户的付款条件愈来愈差，可能有点危险。”、“前工程进度一直落后，真烦恼”、“所以后工程的完工期限也受到影响，真困扰”等等情况。或者是“部门共有五个人，为什么只有他能快速完成（业绩抢眼）？”、“他和其他人使用不同的方法，是什么？”注意这些少见、优秀、不同一般的现象，可以成为改善的开始。

检查遗漏的盲点

第三个重点就是使用检验表或是矩阵表（直、横相交的表格），发现盲点。例如“检验销售业绩往上拉的营业员，他必定附带的基本东西”或是“将商品放在直轴，以访问次数为检验基准，就能知道访问次数对业绩的影响有多大。”等等类似的东西，就可以明白找出问题点、盲点，并知道哪里需要改善。

像这样子进行，不管是不是上面交代下来的，你如果身为公司的领导者（管理者），就应该为公司，自觉地将应该需要改善的地方找出来。这时候，如果可以邀请公司其他员工加入这个活动，那么应该可以慢慢发展成全公司的一种改善运动。

但是应该在什么阶段和公司其他员工说明呢？这点也得多下点功夫才行。是要你自己有某种程度的准备的时候，还是一开始就邀他们加入？如果一开始就请他们加入，对方必须要有相当程度的热情；如果对方没有干劲，那么你可能要先有万全的准备，再请他们加入。或是让热心的员工自主性的加入，这也能展现一些成果。

不管选择何种做法，全凭领导者的手法和状况而定。

但不论是哪一种方法，最好不要“强迫”。应该要让他们能实际体会“改善运动的实行，使我们可以更轻松的工作”或是“可以快快乐乐的完成工作”、“大家朝着同一个目标前进，互相合作发挥实力，呈现好的成果，这也是件很快乐的事情。”能不能做到要看领导者的手法。

但是，如果发现很多地方需要改善，不可能一次就全部解决，那么应该从哪一点着手，又牵涉到我们前面提到的“判断力”。“哪一件是最急迫的？”以紧急度最高的事件优先处理。但是如果单以紧急度为判断基准，那么优先处理的可能永远局限在眼前的事情，这样就无法?

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